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Descripción del puesto

Office Manager H/M

 

Resumen del perfil

El o la Office Manager se encarga de la gestión y administración dentro de una empresa. Juega un papel clave en el funcionamiento diario del negocio. Sus responsabilidades incluyen la gestión de las instalaciones y equipos, la compra de suministros de oficina, la administración de contratos de servicios y la supervisión del personal administrativo. 

El objetivo de este puesto es garantizar una coordinación efectiva y una óptima gestión de recursos entre todos los departamentos de la empresa, trabajando de manera cercana con cada uno de ellos. 

En la jerarquía, el Office Manager se encuentra justo por debajo de la alta dirección (como el Director General o CEO) y por encima del personal administrativo. 

Este rol puede variar según el tamaño y estructura de la empresa. En una empresa pequeña, puede encargarse de todas las funciones administrativas. En una empresa más grande, suele gestionar un equipo de profesionales administrativos. 

El Office Manager es una figura versátil y esencial. Sus funciones pueden ser variadas, pero todas están enfocadas en organizar, optimizar recursos y garantizar el buen funcionamiento de la empresa. 

 

Títulos alternativos

  • Responsable Administrativo/a (H/M) 
  • Responsable de Oficina (H/M) 
  • Encargado/a de Oficina (H/M) 
  • Jefe/a de Administración y Servicios Generales (H/M)
 

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Missions principales

Responsabilidades principales

Como asistente directo/a de la dirección general, el Office Manager se encarga de todas las operaciones administrativas, permitiendo que la dirección se enfoque en la estrategia de la empresa.

Entre sus tareas:

  • Filtrar llamadas telefónicas y correspondencia, canalizando solo la información importante hacia la dirección. 
  • Gestionar pedidos de material de oficina y realizar tareas administrativas generales. 
  • Elaborar informes y resúmenes que reflejen el estado y progreso de la empresa. 
  • Controlar el presupuesto y la contabilidad, asegurándose de que todos los gastos estén justificados y las cuentas equilibradas. 
  • Facilitar la comunicación interna, asegurando un flujo claro de información entre departamentos. 

Competencias

 

  • Dominio de software de oficina: manejo avanzado de herramientas informáticas como procesadores de texto, hojas de cálculo y bases de datos. Por ejemplo, la suite de Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, etc. 
  • Inglés fluido: Capacidad para comunicarte de forma escrita y oral con proveedores, clientes o equipos internacionales.
  • Conocimientos básicos de contabilidad y facturación: capacidad para gestionar presupuestos, emitir órdenes de compra, controlar gastos y colaborar con el área financiera.
  • Gestión de agendas y logística de eventos: habilidad para organizar reuniones, viajes de negocios y eventos internos de forma eficiente.
  • Manejo de sistemas de gestión administrativa (ERP, CRM, etc.): familiaridad con plataformas como SAP, Oracle, Odoo o Zoho para coordinar procesos administrativos.
Missions principales

Formación académica y capacitación

No hay una formación única o específica obligatoria para ser Office Manager. Es posible acceder al puesto con diferentes tipos de estudios. Algunas formaciones comunes incluyen:

  • Técnico o técnico superior: Asistente administrativo, Gestión de PYMES, Contabilidad. 
  • Licenciatura: Administración de Empresas, Gestión Empresarial. 
  • Maestría: Office Manager, Gestión y Dirección. 
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