Te presentamos una guía de 6 pasos actualizada en la que te ayudamos a definir los aspectos clave para hacer de tu plan de sucesión un proceso efectivo y que aporte certidumbre a tu organización.

¿Por qué es clave para tu negocio?

Un plan de sucesión ayuda a tu empresa a identificar y desarrollar un mapa de talento interno para cubrir las posiciones clave para el negocio . Con un pool de empleados con alto potencial definido, las organizaciones pueden encontrar rápidamente a la persona correcta para cubrir posiciones a corto, medio y largo plazo.

Tradicionalmente, los planes de sucesiones se enfocaban únicamente en asegurar un backup para los roles más senior de la organización. Las trayectorias profesionales eran estructuradas y se utilizaban para preparar a los empleados para asumir una posición jerárquicamente superior cuando fuese necesario.

Sin embargo, los planes de sucesión han evolucionado con el fin de adaptarse a estructuras organizacionales más planas, la escasez de ciertos perfiles en el mercado y la guerra por el talento más preparado y con mayor potencial entre otros.

En comparación con el enfoque tradicional, los planes de sucesión actuales:

• Se basan en un enfoque más estratégico y amplio que desbloquea el potencial de los colaboradores y del equipo así como de las organizaciones y sus líderes.
• Se lleva a cabo de manera más abierta y con el foco puesto en la diversidad.
• Está alineado a otras políticas globales de gestión del talento.

Entre los beneficios de un plan de sucesión actual se encuentran los siguientes:

• Reducción del riesgo para el negocio protegiendo a las organizaciones de cambios repentinos inesperados.
• Identificación de vulnerabilidades y de gaps de habilidades y competencias significativos.
• Promoción de oportunidades de formación y desarrollo.
• Transferencia de conocimiento. 
• Retención del talento y disminución de los costes por rotación.

Todo ello hace que el plan de sucesión sea un proceso de valor en el que invertir tiempo y recursos.

Responsables del plan de sucesión

Las estrategias efectivas de planes de sucesión son llevadas a cabo por Recursos Humanos colaborando estrechamente con los directivos y managers de la organización hacia una meta final claramente definida. En este sentido, debido a que el plan de sucesión se enfoca hacia el futuro, debe estar alineado con la visión y los objetivos estratégicos del negocio. De este modo, el plan de sucesión debería aplicarse en consonancia con otras estrategias de recursos humanos más amplias, incluyendo la planificación de la fuerza laboral, la formación y el desarrollo, y la retribución.

En cuanto a los directivos y managers, estos deben:

• Ser conocedores del contexto operativo de la empresa y cómo tiende a cambiar el mercado.
• Tener un entendimiento sólido de la estrategia del negocio y las capacitaciones que se necesitarán.
• Tener un buen conocimiento del contexto del mercado de talento para roles actuales y futuros.
• Ser capaces de focalizarse en las necesidades competenciales y técnicas actuales y futuras de la organización.
• Ser conscientes de los posibles cambios sociales que puedan impactar tanto las habilidades futuras como el número de personas que poseen dichas habilidades.

En cuanto a Recursos Humanos, su papel resulta indispensable a través de:

• El diseño y gestión de las evaluaciones.
• La gestión de los datos de los empleados.
• El desarrollo y mantenimiento de softwares y bases de datos.
• El ofrecimiento de asesoramiento sobre la evaluación de los empleados. 
• El soporte de las necesidades individuales de desarrollo.

Teniendo en cuenta los aspectos anteriormente tratados, a continuación presentamos los pasos a seguir para lograr un diseño y una implementación del plan de sucesión efectivos:

Paso 1 – Define tu estrategia a largo plazo

Define y analiza la estrategia a largo plazo de tu negocio teniendo en cuenta las tendencias del mercado, las nuevas formas de trabajo y las políticas actuales de igualdad y diversidad. Piensa en lo que tu negocio va a necesitar a futuro y no tanto en lo que necesita hoy.

Este tipo de análisis sobre la estrategia del negocio serán los cimientos sobre los que construir el siguiente paso del proceso de plan de sucesión.

Paso 2 – Desarrolla un marco de talento

Los marcos de talento modernos son un conjunto de competencias o comportamientos clave para el éxito de una organización, ya que han de estar alineados con la estrategia y las necesidades tanto presentes como futuras del negocio. Generalmente, los marcos de talento más actuales incluyen competencias transversales relacionadas con el liderazgo, la gestión del cambio y la incertidumbre, y las competencias digitales.

De forma alineada con tu estrategia de negocio, este marco proporciona una forma justa y equitativa de describir el talento y el potencial en tu organización. Además, ajustará las expectativas de desempeño y asegurará un marco de referencia común para la evaluación del desempeño.

Paso 3 – Identifica los puestos clave

A estas alturas del proceso, tienes que definir qué es para tu empresa un puesto clave, teniendo en cuenta factores como el impacto de la posición para el devenir del negocio, la dificultad para encontrar perfiles para un puesto específico en el mercado laboral o el coste de formación que supone preparar a alguien para una posición determinada. Una vez definidos los criterios, tendrás que seleccionar las posiciones que cumplen esas características para incluirlas en tu plan de sucesión.

Paso 4 – Define las competencias de los puestos clave

Una vez seleccionados los puestos de la organización que serán incluidos en el plan de sucesión, tendrás que definir cuáles son los requisitos necesarios para desempeñar las tareas de dichas posiciones de forma satisfactoria, como el nivel de estudios, los idiomas, la experiencia, y las habilidades técnicas y competencias que asegurarán el correcto desempeño.

Un aspecto a tener en cuenta en el plan de sucesión es el nuevo entorno digital en el que las empresas se desenvuelven actualmente, sobre todo a partir de la pandemia de la covid-19, donde tanto las competencias digitales como las referidas a la agilidad para gestionar realidades cambiantes y complejas se han vuelto indispensables para alcanzar el éxito. Además, con mayor frecuencia nos encontramos en el mercado laboral con posiciones de nueva creación que requieren nuevas habilidades y conocimientos que aún no han sido incluidos en los programas de las universidades o escuelas de negocio.

Paso 5 – Haz un mapa de talento e identifica el potencial

Una vez definidos los puestos clave así como las competencias necesarias para asegurar el correcto desempeño de dichas funciones, es el momento de identificar el talento a corto, medio y largo plazo en tu organización, generando un mapa de talento que te ayudará a tener identificadas a las personas con el potencial suficiente para cubrir los puestos incluidos en el plan y definir las acciones necesarias para acompañar a los posibles sucesores en su trayectoria.

Para ello, deberás implementar procesos de evaluación que garanticen la identificación de los altos potenciales de forma objetiva y reduciendo al mínimo los sesgos propios de los planes de sucesión más tradicionales. Además, el uso de estas herramientas facilita la comparación entre los participantes al disponer de criterios de evaluación unificados. Uno de los instrumentos de evaluación más objetivos y con mayor validez y fiabilidad para detectar el potencial es el Assessment Center. El Assessment y/o Development Center, es usado habitualmente para evaluar las competencias actuales de los empleados, así como su potencial de desarrollo a futuro. Estas evaluaciones pueden ser llevadas a cabo de forma presencial o en remoto.

La duración de estas evaluaciones oscila entre medio día y dos días, durante las cuales los participantes son evaluados por 2 o más consultores a través de diferentes técnicas como:

• Evaluaciones psicométricas: Cuestionarios de personalidad, agilidad y motivaciones.
• Ejercicios de simulación grupales o individuales donde el participante se enfrenta a situaciones de negocio fuera de su zona de confort para identificar sus habilidades:
  • Ejercicio de análisis, presentación y toma de decisiones
  • Ejercicio de role play
  • Ejercicio fact finding
  • In tray
• Entrevista por competencias para profundizar en la trayectoria, logros y motivaciones de los profesionales evaluados. Cabe tener en cuenta que para determinadas posiciones no solo bastará con tener un determinado perfil sino también otros aspectos como la disponibilidad de movilidad geográfica o para viajar, que deberá contrastarse con el participante.

Para obtener un mapa preciso del talento es recomendable cruzar los datos de potencial obtenidos a través de  metodologías como el Assessment Center con los últimos datos de desempeño de las candidaturas. Sistemas como la “9Box” nos permitirán estructurar el mapa de talento y obtener una visión completa para diseñar los Planes de Desarrollo adecuados a cada colectivo. El “Pool de Sucesión” tiene que estar integrado por personas que pueden desarrollar las competencias necesarias para los puestos clave en el corto o medio plazo y cuya inversión en su desarrollo y retención tenga un retorno.

Paso 6 – Desarrolla el Talento

Por último, una vez identificadas a las personas con potencial que estarán incluidas dentro del plan de sucesión, es el momento de desarrollar sus habilidades y competencias. Para ello, crea planes de desarrollo (individuales y/o grupales) teniendo en cuenta el nivel de riesgo de rotación de cada puesto para poner el foco de los recursos empleados en las posiciones clave más susceptibles de quedarse al descubierto (sea por jubilación, fuga de talento, etc.).  A diferencia de las cadenas de promociones propias de los planes de sucesión tradicionales, los planes de sucesión actuales pueden suponer que las personas se desarrollen a través de:

• Se muevan en horizontal o vertical hacia nuevos roles.
• Involucración en proyectos transversales.
• Ganar experiencia internacional, lo cual es vital en compañías globales.
• Acceder a oportunidades de formación y desarrollo.
• Recibir apoyo de un mentor o coach de forma presencial o remota para construir sus fortalezas y desarrollar agilidad y resiliencia.

Entre los programas de desarrollo más habituales y alineados con las nuevas tendencias y contexto socioeconómico se encuentran los programas de coaching. A diferencia de tiempos pasados en los que estos programas estaban dirigidos exclusivamente a los mandos ejecutivos de la organización, en los últimos años han demostrado su eficacia para el desarrollo de competencias y habilidades en los distintos niveles organizativos, por lo que han ido siendo introducidos en mayor medida en los programas de desarrollo de un rango más amplio de perfiles dentro del negocio.

Comunicación del plan de sucesión

Un aspecto que tendrás que tener en cuenta a la hora de implementar un plan de sucesión es el referido a la comunicación del proceso. Por un lado, tendrás que tomar la decisión de si hacer público o no el proceso, incluidas personas que vayan a formar parte del mismo. Por otro, en caso de decidir comunicarlo, deberás pensar quién deseas que sea conocedor del proceso dentro de la organización, cómo deseas comunicarlo y qué canales utilizarás para transmitir la información. Teniendo en cuenta que cada vez son más los profesionales que valoran como factor de elección de un proyecto las posibilidades de desarrollo que ofrece el empleador, las empresas apuestan por hacer públicos sus Programas de Talento. En tales casos es importante que se dejen claras las reglas del juego para no generar falsas expectativas y, por otro lado, se apliquen las políticas de promoción y sucesión definidas para asentar el modelo y generar confianza en los equipos.

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