La gestion du temps est l'une de ces compétences professionnelles et personnelles importantes qui semble se retrouver dans chaque entretien d'embauche et chaque évaluation annuelle. Les recruteurs et les équipes de direction savent que les compétences de gestion du temps d’un salarié peuvent fortement impacter tous les projets sur lesquels il travaille. 

Le problème est que, bien que presque tout le monde reconnaisse l'importance de la gestion du temps, vous ne savez peut-être pas comment apprendre ou enseigner ces compétences. 

La gestion du temps est en fait composée de plusieurs compétences - vous pouvez donc avoir des aptitudes dans différents domaines - et vous pouvez absolument les améliorer pour vous rendre plus productif, obtenir des évaluations de performances plus solides et trouvez un meilleur équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée.

Quelles sont les compétences en gestion du temps ?

Bien qu’il s’agisse d’une expression couramment utilisée sur le lieu de travail, la gestion du temps n’est pas un concept que la plupart des gens peuvent facilement définir.

Une compétence en gestion du temps est tout ce qui vous aide à gagner du temps et à être plus efficace, déclare Eileen Roth, experte en gestion du temps. « Cela inclut la définition d'objectifs, la planification, la hiérarchisation, l'utilisation efficace de votre calendrier, la création de routines, la prise de décision, la délégation, éviter les pertes de temps comme la procrastination et les interruptions, et gérer les réunions de manière productive », explique Eileen Roth. « Même l'organisation de votre espace de travail est une compétence de gestion du temps. »

Non seulement ces compétences vous aident à être plus efficace dans votre travail, mais elles améliorent également votre capacité à respecter les délais et les attentes de vos collaborateurs. «Les compétences en gestion du temps consistent à apprendre à utiliser votre temps de manière à soutenir vos objectifs», explique Alexis Haselberger, coach en gestion du temps et en leadership. "Il s'agit d'apprendre à être proactif avec votre temps plutôt que réactif." En d'autres termes: de solides compétences en gestion du temps vous permettent de planifier à l'avance et de faire bon usage de votre temps afin de ne pas constamment vous battre pour respecter les délais à la dernière heure.

Pourquoi les compétences en gestion du temps sont-elles importantes ?

Une gestion efficace de votre temps présente de nombreux avantages personnels et professionnels. Le plus souvent, vous serez en mesure d'accomplir davantage dans le temps qui vous est imparti. Mais c’est plus que cela.

« Lorsque vous manquez de compétences en gestion du temps, vous sentez souvent que vous perdez le contrôle sur vos projets », déclare Alexis Haselberger, ajoutant qu’il est également courant de se sentir dépassé par tout ce qui figure sur votre liste de choses à faire. Le résultat ? Se précipiter, prendre du retard et finalement produire des performances médiocres par rapport à ce que vous pourriez fournir. 

Un manque de compétences en gestion du temps « cause beaucoup de stress en interne, mais peut aussi causer du stress dans vos relations parce que les autres ne peuvent pas compter sur vous», dit Alexis Haselberger. « De plus, les personnes qui manquent de compétences en gestion du temps courent un plus grand risque de burnout en raison de la surcharge de travail qu’ils ont, et du fait qu’ils ne sachent pas définir de limite entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle. »

Les types de compétences en gestion du temps

Il existe des dizaines de compétences en gestion du temps qui peuvent vous aider à tirer le meilleur parti de votre journée. Voici quelques-unes des plus courantes et comment les appliquer au travail.

Établissement d'objectifs

Dans le contexte de la gestion du temps, la fixation d'objectifs ne consiste pas tant à définir des objectifs pour votre avenir, mais plutôt à définir des objectifs pour chaque étape de l'achèvement du projet que vous êtes en train de mener. Cela peut impliquer de décomposer le processus en objectifs spécifiques et de fixer un calendrier pour atteindre chaque objectif. 

Pour fixer des objectifs raisonnables, Eileen Roth suggère d'utiliser le système anglo-saxon SMART. Le système de définition d'objectifs SMART consiste à définir des objectifs qui sont :
•    Spécifique
•    Mesurable
•    Réalisable
•    Pertinent
•    Limité dans le temps

Si vous êtes dans les ventes, un exemple d'objectif SMART pourrait être de vendre deux caisses d'un certain produit d'ici la fin du mois. L'objectif est spécifique (vous savez exactement ce que vous devez faire pour réussir ici), mesurable (vous devez vendre deux caisses), réalisable (deux caisses par mois est faisable sur la base des tendances de ventes passées), pertinent (vendre deux caisses ce mois-ci rentre dans vos objectifs de vente du trimestre) et limités dans le temps (les ventes doivent se clôturer d'ici la fin du mois).

L'établissement d'objectifs avec succès implique :
•    Savoir comment diviser de plus gros projets en objectifs plus petits
•    Estimer la durée de chacun de ces objectifs
•    Fixer des objectifs à votre portée

Priorisation

Chaque jour, vous priorisez les tâches et les projets sur lesquels vous passez votre temps. Mais ce n’est pas toujours une décision consciente que vous avez prise- le plus souvent, les gens donnent simplement la priorité à ce qui est directement devant eux. 
En ce qui concerne la gestion du temps, la priorisation vous oblige à être un peu plus stratégique dans ces décisions. «Il y a un certain nombre de facteurs qui entrent dans la priorisation de vos objectifs, principalement: l'importance et l'impact, l'urgence, la difficulté et la complexité, et les délais», déclare Alexis Haselberger. Un élément important de la priorisation consiste à savoir à quoi dire non, car en fin de compte, nous ne pouvons pas tout faire, dit-elle.

« Ensuite, vous devez décider quand et dans quel ordre vous feriez tout ce que vous choisissez de faire, afin de pouvoir respecter les délais relatifs », déclare Alexis Haselberger. Disons que vous avez trois grands projets dans votre planning, ainsi que toutes vos tâches quotidiennes. La priorisation signifierait diviser chacun de ces projets plus importants en étapes distinctes, puis décider chaque jour des tâches à accomplir afin de rester sur la bonne voie pour chaque projet, en tenant compte de l'importance et de l'urgence, tout en restant au courant des tâches récurrentes que vous devez accomplir quotidiennement, telles que répondre à vos emails ou appeler vos clients.

Une priorisation réussie implique :
•    Gérer les attentes
•    Diviser les grands projets en tâches plus petites
•    Analyser l'importance et l'urgence des tâches individuelles
•    Comprendre l'impact et la difficulté des tâches individuelles
•    Prédire avec précision le temps qu'il faut pour accomplir des tâches individuelles

Planification

Vous pourriez penser que simplement parce que vous utilisez un agenda papier ou le calendrier de votre téléphone, vous comprenez et savez gérer la planification. Mais il existe des méthodes de planification réelles qui vont au-delà du suivi de vos rendez-vous quotidiens.

Selon Alexis Haselberger, la plupart des horaires se résument à des réunions et à des plages horaires. « Lors de la planification des réunions, nous devons tenir compte des horaires de ceux que nous voulons rencontrer », dit-elle. Mais pour une gestion efficace du temps, « il est bon d’avoir des directives générales pour nos propres horaires concernant quand et pourquoi nous nous réunissons. »

Voici quelques questions à vous poser lors de la planification de réunions qui vous aideront à éviter les réunions inutiles et à ne pas organiser des réunions interminables :
•    Qu'est-ce que je souhaite accomplir lors de cette réunion ?
•    Cela pourrait-il être accompli par e-mail ou par téléphone ?
•    Sinon, comment puis-je aider cette réunion à se dérouler aussi efficacement que possible ?

Une planification réussie implique :
•    Comprendre combien de temps les tâches individuelles peuvent vous prendre
•    Être intentionnel avec votre temps
•    Rediriger votre attention vers les tâches planifiées lorsque la concentration est perdue

Délégation

« Déléguer, c'est donner à quelqu'un d'autre un projet ou une partie d'un projet au lieu de travailler dessus », dit Eileen Roth. «Cela vous libère du temps pour travailler sur des projets de plus haut niveau, et cela accélère le projet délégué car plusieurs personnes y travaillent en même temps.»
La délégation fonctionne mieux avec des tâches moins urgentes ou moins percutantes, et vous aide à vous concentrer sur les tâches que vous seul avez les compétences à accomplir, dit Alexis Haselberger. “Nous déléguons des projets à ceux qui ont les compétences, les aptitudes et l'intérêt pour eux; nous donnons des attentes et des délais très clairs; et nous demandons au lieu d'exiger.

La plupart des gens pensent qu’il faut faire partie de la direction générale pour pouvoir déléguer, mais ce n’est pas toujours le cas. Chaque fois que vous travaillez au sein d'une équipe, vous pouvez avoir la possibilité de déléguer à d'autres membres de celle-ci. 

Les gens hésitent souvent à déléguer pour deux raisons, dit Alexis Haselberger :
•    Ils pensent pouvoir le faire eux-mêmes mieux et plus rapidement
•    Ils ne veulent pas surcharger les autres

Une délégation réussie nécessite :
•    La capacité d'évaluer les tâches que vous seul pouvez faire et les tâches que les autres peuvent entreprendre
•    La volonté de lâcher prise
•    Une équipe en qui vous pouvez avoir confiance et avec laquelle vous travaillez bien
•    Des compétences en leadership
•    Un état d'esprit de collaboration

La gestion des tâches

Chaque jour, nous pourrions avoir plus de 20 tâches à accomplir. Certaines de ces tâches peuvent être de petite taille (passer un coup de fil rapide à un collègue, par exemple), tandis que d'autres peuvent prendre plus de temps (comme la recherche d'un projet à plus long terme). L'astuce consiste à pouvoir d'abord identifier les tâches à accomplir, puis à les exécuter sans être submergé par des tâches nouvelles ou inattendues qui atterrissent sur votre bureau.

La méthode de gestion des tâches de Alexis Haselberger consiste à créer un système unique à travers lequel elle achemine toutes ses tâches. Ces tâches peuvent provenir de n'importe quel nombre d'endroits : e-mail, messagerie interne, réunions, conversations, votre cerveau, etc. Par exemple, une liste de tâches organisée dans une feuille de calcul peut être votre système de confiance. Ou il peut s'agir d'une application de gestion des tâches comme ClickUp, qui vous permet également d'inclure d'autres personnes dans votre système. Assurez-vous simplement d'utiliser un modèle qui vous rappelle toujours les tâches que vous devez effectuer chaque jour ou semaine (comme la vérification des e-mails, la mise à jour de votre budget et le retour des appels des clients). De cette façon, vous n'aurez pas à encombrer votre cerveau en vous rappelant (ou en oubliant) ces tâches récurrentes, et vous pouvez ajouter des tâches nouvelles, uniques ou inattendues selon vos besoins.

Une gestion des tâches réussie nécessite :
•    Organiser les objectifs en tâches nécessaires
•    Construire votre propre système de confiance
•    Reconnaître les tâches que vous effectuez régulièrement
•    Faire de la place pour des tâches nouvelles, spécifiques au projet ou inattendues qui doivent être effectuées

Comment améliorer vos compétences en gestion du temps ?

Si vous êtes déterminé à améliorer vos compétences en gestion du temps, la première étape est la sensibilisation, dit Alexis Haselberger. “Suivez activement ce qui se passe, afin que vous puissiez décider sur quoi concentrer vos efforts”.

En pratique, cela vous oblige à surveiller d'abord la façon dont votre temps est consommé pendant une semaine, dit Alexis Haselberger. Notez tout ce que vous faites, et pendant combien de temps vous le faites. 

Avec ces informations, vous pouvez déterminer toutes sortes de choses, dit Alexis Haselberger. Demandez-vous :
•    Passez-vous votre temps sur les bonnes tâches ?
•    Combien de temps les tâches individuelles vous prennent-elles ?
•    Combien de temps pensez-vous que ces tâches devraient idéalement vous prendre ?
•    Combien de temps passez-vous en réunion ?
•    Selon vous, dans quelle mesure ces réunions sont-elles importantes pour votre rendement global au travail ?
•    Que faites-vous qui pourrait être délégué ?
•    À quelle fréquence êtes-vous distrait ? 
•    Combien de temps est consacré utilement ?

« Je suggère également de jeter un œil à votre calendrier », dit Alexis Haselberger. Si vous trouvez que votre calendrier est rempli de réunions, dit-elle, vous voudrez peut-être passer un peu de temps à vérifier l’importance de ces réunions - et celles dont vous pourriez éventuellement sortir - afin de pouvoir gagner plus de temps pour travailler.

À partir de là, vous pouvez déterminer les compétences de gestion du temps que vous devrez peut-être améliorer, qu'il s'agisse de planification, de délégation ou même de gestion des distractions. «Vous pouvez suivre un cours, suivre un cours en ligne, engager un coach ou même demander à votre collègue ou ami qui semble toujours être à l'heure et préparé à tout quel est son secret», dit Alexis Haselberger.

Il n'y a vraiment aucune limite au nombre d'outils disponibles qui peuvent aider à la gestion du temps. La clé ici est d'identifier ceux qui pourraient vous convenir le mieux, puis de vous engager à mettre en œuvre ces outils dans votre vie et votre journée de travail.

« Enfin, vous devrez vous entraîner », dit Alexis Haselberger. Commencez par sélectionner une stratégie de gestion du temps unique, celle qui vous semble la plus simple. Pour vous, cela peut être de créer une liste de tâches quotidiennes ou de diviser vos grands objectifs en objectifs SMART. « Le changement d'habitude est difficile. Le changement de comportement est difficile. Pratiquer, pratiquer, pratiquer est la voie à suivre. »

Article inspiré de l’article These Time Management Skills Can Make You a Better Employee—and Improve Your Work-Life Balance par Leah Campbell pour The Muse.