09/02/2019 Retour à tous les articles

Rachel Gillet, journaliste spécialiste carrière, décrit pour Business Insider les habitudes de grands dirigeants en matière d’emails. Quand vous recevez près de 150 emails professionnels chaque jour, votre boite de réception peut rapidement devenir un fardeau. Cette charge augmente de façon exponentielle quand vous êtes le dirigeant d’une société. Alors comment les personnes ayant un emploi du temps surchargé contrôlent-elles le flux écrasant de leur boite de réception ?

Tim Cook lit la plupart de ses 700 emails

Il se réveille à 3:45 chaque jour pour jeter un coup d’œil à ses emails. Il déclare sur ABC qu’il reçoit entre 700 et 800 emails chaque jour et qu’il en lit la majorité. « Chaque jour. Je suis un accro du travail ».

Ivanka Trump a pris des mesures énergiques

« Comme beaucoup de choses dans la vie, vous devez contrôler votre boite de réception, sinon elle vous contrôlera », c’est la philosophie de la vice présidente exécutive du développement et des acquisitions de l’organisation Trump.

Une des stratégies qu’elle emploie pour parer à l’inefficacité de la gestion des emails c’est de rechercher périodiquement qui sont les expéditeurs les plus récurrents et ceux qui envoient les plus longs emails. Elle considère que le sujet devrait être discuté de vive voix plutôt que de façon électronique. Ensuite, elle met en place une réunion hebdomadaire qui leur permet de discuter des différents problèmes qui peuvent se présenter.

En fait, on ne peut envoyer un email à Ivanka qu’en cas d’urgence.

Jeff Weiner, PDG de LinkedIn, envoie moins d’emails pour en recevoir moins

Sa règle d’or concernant le traitement des emails, c’est que si l’on veut en recevoir moins, il faut en envoyer moins. Il écrit sur LinkedIn que la règle lui est venue à l’esprit lorsque deux de ses collègues ont quitté l’entreprise et que le trafic de sa boite de réception à diminué de 30%.

Ce n’était pas uniquement leurs emails qui généraient toute cette activité mais les réponses de toutes personnes ajoutées en copie au fil de la discussion. Après avoir identifié cette dynamique, il a lancé une expérience durant laquelle il n’enverrait d’emails qu’en cas d’absolue nécessité. Au final il pu constater qu’il recevait moins de messages et que sa boîte mail était devenue bien plus fonctionnelle. Depuis il en a fait une habitude.

Tony Hseih, le Directeur de Zappos (filiale d’Amazon spécialisée dans la vente de vêtements et de chaussures par Internet), emploie une équipe à temps complet.

4 à 5 personnes qui s’occupent à plein temps de gérer la boite de réception de Monsieur Hseih. Leur titre ? « Email ninjas ».

La co-fondatrice de Birchbox, Katia Beauchamp, demande une deadline à ses employés

En tant que directrice de l’entreprise d’expédition d’échantillons de produits de beauté, elle insiste pour que ses employés indiquent dans leurs emails s’ils désirent une réponse et une date limite. Ainsi elle peut se donner des priorités et gagner beaucoup de temps.

Jonathan M. Tish, dirigeant de Loews, ne commence jamais un email par « Je »

« Mon patron m’a toujours dit que lorsque l’on écrit une lettre – et aujourd’hui des emails – il ne faut jamais commencer un paragraphe par ‘Je’ », car cela fait immédiatement penser aux autres que vous êtes plus important que la personne avec qui vous communiquez. »

Devoir penser à écrire une phrase sans commencer par « Je » lui aurait permis de devenir un bien meilleur rédacteur  mais aussi de penser différemment à la résolution d’un problème.

Bill Gates a la chance de ne pas recevoir assez d’emails pour se poser cette question.

Il déclare ne recevoir que 40 à 50 emails par jour. Il s’occupe d’une partie d’entre eux le matin, et l’autre partie le soir de façon à ne rien oublier.

Jeff Bezos, PDG d’Amazon, transfère les emails pressants en ajoutant un seul caractère.

Quand un client envoie un email à Jeff Bezos pour se plaindre de quelque chose qui concerne Amazon et qui peut facilement être résolu, J. Bezos transfert souvent le message en ajoutant seulement un point d’interrogation en guise de texte.

Quand un employé reçoit un email de Jeff Bezos, la découverte du point d’interrogation  est semblable à celle d’une bombe. Ils n’ont pas plus de quelques heures pour résoudre ce problème et préparer une explication détaillée de ce qui est arrivé. Cet email sera relu par une série de managers avant que la réponse parvienne au PDG.

Ariana Huffington, la co-fondatrice du journal éponyme a trois règles.

Pas d’emails durant l’heure et demi qui précède le coucher. Ne pas se jeter sur ses mails dès le réveil. Pas d’emails quand elle est avec ses enfants.

« La dernière fois que ma mère s’est énervée contre moi avant sa mort, c’était parce que je parlais avec mes enfants tout en répondant à mes mails » écrit-elle dans son livre Thrive. « Être connecté partout et tout le temps nous empêche de nous focaliser sur des choses très importantes, nos proches et parfois nous-mêmes ».

Tim Armstrong, PDG d’AOL essaie de ne pas trop envoyer d’emails le matin.

Du moins avant l’aube… Il déclare ne pas beaucoup dormir et se réveiller chaque jour à 5:00 ou 5:15 pour faire du sport, lire et se balader avec sa fille qui se lève elle aussi aux aurores.

Mais il dit qu’il essaie de se retenir d’envoyer des emails avant 7:00.

Le patron d’Etsy, Chad Dickerson a une méthode pour tout.

Son credo : il faut un système pour tout.

Quand il rencontre quelqu’un pour la première fois et qu’il l’ajoute à ses contacts, il inclut une note concernant l’endroit où ils se sont rencontrés et ce qu’ils ont dit. De cette façon, quelque soit le moment où il reçoit un email de cette personne il peut tout re-contextualiser.

Kara Goldin, fondatrice de Hint Water (boisson qui propose une alternative aux sodas et autres boissons sucrées) se lève tôt.

Elle considère ses matinées comme la partie critique de sa journée et en consacre les premières heures à la lecture de ses mails et la mise au point de son emploi du temps.

Elle ouvre sa boîte de réception à 5:30 car cela lui donne une meilleure compréhension de ce à quoi vont ressembler les 12 prochaines heures et quelles seront ses priorités une fois au bureau.

Ryan Holmes fondateur et PDG d’Hootsuite (outil de gestion pour les réseaux sociaux), opte pour la technique de la boite mail hors d’usage.

Quand il perd totalement le contrôle de ses mails Holmes déclare sa boîte de réception hors d’usage et supprime tout son contenu pour repartir sur une base plus saine.

Il recommande de ne faire cela qu’une fois de temps à autre (comprenez un fois tous les deux ans au maximum) et bien préciser dans sa nouvelle signature qu’il avait supprimé tous ses emails dans le but de devenir un meilleur communiquant.

Eric Schmidt, Alphabet, a pris le parti de répondre vite à tous ses emails

Dans son livre « Comment fonctionne Google ? », le PDG de Google écrit « La plupart des meilleures personnes – mais aussi des plus occupées – que nous connaissons réagissent très vite lorsqu’ils reçoivent un email et savent quoi répondre, pas seulement à nous ou à quelques destinataires mais à tout le monde ».

Même si la réponse est un simple « ok », Schmidt considère que répondre établit une boucle de communication qui ne peut être que positive et aide à développer une culture d’entreprise construite sur le mérite.

Randi Zuckerberg, sœur de Mark Zuckerberg et fondatrice de Zuckeberg Media (entreprise média et de production) met les emails en attente.

Dans Marie Claire elle énonce deux règles concernant les emails.

• Elle attend au moins 20 minutes après son réveil avant de vérifier sa boîte de réception
• Elle se retient d’envoyer des emails lorsqu’elle est perturbée ou très sensible.

« Vous soupirez parfois de soulagement lorsque vous le relisez et que vous ne l’avez pas envoyé ».

Lars Dalgaard, directeur associé d’Andreessen Horowitz (fonds américain de capital risque), ne laisse pas les employés se plaindre par mail.

Dans une interview il a confié que lorsqu’il recevait un email d’un collaborateur se plaignant d’un collègue, il intégrait ce dernier à la chaine d’emails en ajoutant un message « Bonjour Kim, on dirait que Karl veut discuter d’un sujet particulier avec toi. J’ai vraiment hâte que vous puissiez vous réunir pour en discuter ».

Pour lui, cette stratégie permet de faire passer aux gens un message important, il faut être humain et parler aux gens face à face des problèmes que l’on peut rencontrer.

« Quand vous regardez quelqu’un dans les yeux, vous ne pouvez pas être trop méchant c’est impossible » explique-t-il. Selon lui quand on prend l’habitude de parler aux gens face à face, on est apte à leur apporter beaucoup plus, c’est quelque chose de très gratifiant. Vous ne pouvez pas avoir de pouvoir dans votre organisation si vous ne savez pas parler aux gens.

Tom Patterson, PDG d’une société de textile, refuse les mails durant sa journée de travail.

Il programme un message automatique précisant qu’il ne regardera pas sa boîte de réception durant la journée. « Je n’accède à ma messagerie qu’avant 9:00 am et qu’après 5:00 pm EST, je ne répondrai donc pas immédiatement. Si votre demande est urgente alors appelez-moi ou envoyez-moi un message. »

Cela lui permet de mieux se concentrer sur la partie stratégie et opérationnelle, mais aussi d’être plus présent et d’avoir plus d’impact.

« Cela me force à déléguer et à donner aux autres le pouvoir de répondre en mon nom ».

Jason Dooris, dirigeant d’une agence de communication, n’envoie jamais d’emails à ses employés et ne les laisserait de toute façon pas s’envoyer d’emails entre eux.

« Nous avons mis fin aux emails internes ».

Il ne supportait plus que les employés considèrent les mails comme le premier moyen de communication avec leurs collaborateurs. « Dans nos bureaux je ne vois pas les emails comme une nécessité puisque les personnes à qui l’ont veut parler sont souvent à quelques pas de nous et que l’on peut discuter avec elles ».

Dans son agence on utilise dorénavant Wunderlist pour suivre l’avancement des tâches, Dropbox pour partager des fichiers, et la discussion pour le reste. Les seules exceptions sont les rendez-vous pour lesquels il faut avoir recours aux emails.